নিজস্ব প্রতিবেদক: সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বকেয়া বেতন-ভাতা উত্তোলনের জন্য বিল প্রস্তুত করার পাশাপাশি প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত করাও গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন বা বেতন পুনর্নির্ধারণের কারণে সৃষ্ট বকেয়া অর্থ উত্তোলনের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর আগের ও নতুন বেতনের তথ্য যাচাই করতে হতে পারে।

এ জন্য বকেয়া বেতনের বিল হিসাবরক্ষণ অফিসে জমা দেওয়ার আগে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ কাগজ প্রস্তুত রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে। প্রদত্ত নির্দেশনামূলক তথ্য অনুযায়ী, বকেয়া বিলের কপির সঙ্গে ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন এবং iBAS++ থেকে সংগ্রহ করা জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংযুক্ত রাখতে হবে।

বকেয়া বেতন বিলের সঙ্গে যেসব ৩টি কাগজ লাগবে

বকেয়া বেতন-ভাতার বিল দাখিলের সময় প্রয়োজনীয় নথি ঠিকভাবে সংযুক্ত থাকলে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতন নির্ধারণ ও বকেয়ার হিসাব যাচাই করা সহজ হয়। প্রয়োজনীয় তিনটি কাগজ হলো:

১. ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন কপি

প্রথমেই সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীর ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন বা বেতন নির্ধারণী বিবরণীর কপি সংযুক্ত করতে হবে।

এই নথিতে কর্মচারীর পদবি, বেতন গ্রেড, মূল বেতন এবং নতুন বেতন নির্ধারণের প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে। ফলে বকেয়া বিল তৈরির সময় নির্ধারিত বেতন সঠিকভাবে হিসাব করা হয়েছে কি না, তা যাচাই করা সহজ হয়।

২. iBAS++ থেকে জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট

দ্বিতীয় গুরুত্বপূর্ণ কাগজ হলো iBAS++ সিস্টেম থেকে সংগ্রহ করা জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট।

এই রিপোর্টের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট কর্মচারী আগের বেতন কাঠামো অনুযায়ী কত টাকা বেতন পেয়েছেন, তা যাচাই করা সম্ভব। নতুন বেতন নির্ধারণের আগের বেতনের হিসাব বুঝতে জুন মাসের এই বিবরণী গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।

৩. iBAS++ থেকে জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট

তৃতীয় কাগজ হিসেবে iBAS++ থেকে জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্টের কপি সংযুক্ত রাখতে হবে।

জুলাই মাসের বেতন বিবরণী থেকে নতুন বেতন নির্ধারণের পর কর্মচারীর বেতন কত হয়েছে, তা যাচাই করা যায়। জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট পাশাপাশি পর্যালোচনা করলে আগের ও নতুন বেতনের পার্থক্য বুঝতে সুবিধা হয়।

তবে বকেয়ার প্রকৃত পরিমাণ নির্ধারণের ক্ষেত্রে কার্যকর হওয়ার তারিখ, অনুমোদিত পে-ফিকেশন, প্রযোজ্য ভাতা এবং সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।

বকেয়া বিল জমা দেওয়ার আগে যেসব বিষয় যাচাই করবেন

প্রয়োজনীয় তিনটি কাগজ সংগ্রহ করলেই বিল জমা দেওয়ার কাজ শেষ হয় না। বিলের তথ্য ও সংযুক্ত নথিগুলোর মধ্যে মিল থাকা জরুরি।

বিল দাখিলের আগে নিচের বিষয়গুলো যাচাই করে নেওয়া ভালো:

• কর্মচারীর নাম ও পরিচিতিসংক্রান্ত তথ্য সঠিক আছে কি না।

• পদবি, বেতন গ্রেড ও কর্মস্থলের তথ্য ঠিক আছে কি না।

• ২০২৬ সালের পে-ফিকেশনে নির্ধারিত মূল বেতন সঠিকভাবে উল্লেখ রয়েছে কি না।

• জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর কি না।

• জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্টে নতুন বেতনের তথ্য সঠিক আছে কি না।

• বকেয়া বিলের হিসাব অনুমোদিত বেতন নির্ধারণের সঙ্গে মিল রয়েছে কি না।

• প্রয়োজনীয় স্বাক্ষর, সিল ও প্রশাসনিক অনুমোদন সংযুক্ত আছে কি না।

হিসাবরক্ষণ অফিসে বিল জমা দেওয়ার নিয়ম

বকেয়া বেতন উত্তোলনের জন্য প্রথমে সংশ্লিষ্ট অফিসের হিসাব শাখা বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ডিডিওর মাধ্যমে বিল প্রস্তুত করতে হবে। এরপর প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংগ্রহ করে বকেয়া বিলের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে।

সাধারণভাবে প্রক্রিয়াটি হলো:

১. সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বকেয়া বেতনের হিসাব প্রস্তুত করা।

২. ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন কপি সংগ্রহ করা।

৩. iBAS++ থেকে জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংগ্রহ করা।

৪. সব কাগজপত্র ও বকেয়া বিলের হিসাব মিলিয়ে দেখা।

৫. প্রয়োজনীয় অনুমোদনসহ সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে বিল দাখিল করা।

হিসাবরক্ষণ অফিসে জমা দেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট অফিসের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুযায়ী অতিরিক্ত কোনো নথি প্রয়োজন কি না, সেটিও জেনে নেওয়া উচিত।

বিল অনুমোদনের পর EFT-তে টাকা পাওয়া যাবে?

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বেতন ও বিভিন্ন প্রাপ্য অর্থ সাধারণত ইলেকট্রনিক ফান্ড ট্রান্সফার বা EFT পদ্ধতিতে ব্যাংক হিসাবে পাঠানো হয়।

বকেয়া বিল প্রস্তুত ও প্রয়োজনীয় অনুমোদনের পর হিসাবরক্ষণ অফিসে তা যাচাই করা হয়। বিলের তথ্য, সংযুক্ত কাগজপত্র এবং প্রযোজ্য আর্থিক বিধি ঠিক থাকলে পরবর্তী অর্থ পরিশোধের কার্যক্রম সম্পন্ন হতে পারে।

এ ক্ষেত্রে কর্মচারীর ব্যাংক হিসাবের তথ্য সঠিক ও হালনাগাদ থাকা জরুরি। ব্যাংক হিসাবের নাম, নম্বর অথবা অন্যান্য তথ্যের সঙ্গে সরকারি রেকর্ডের অমিল থাকলে অর্থ পেতে জটিলতা তৈরি হতে পারে।

তবে শুধু তিনটি কাগজ সংযুক্ত করলেই বকেয়া বিল অনুমোদন বা EFT-এর মাধ্যমে টাকা পাওয়া নিশ্চিত হয় না। প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক অনুমোদন, বাজেট বরাদ্দ এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাইও সম্পন্ন হতে হবে।

যেসব কারণে বকেয়া বেতন বিল আটকে যেতে পারে

বকেয়া বিল জমা দেওয়ার পরও বিভিন্ন কারণে অনুমোদনে বিলম্ব হতে পারে। যেমন:

১. পে-ফিকেশন বিবরণীতে ভুল বা অসংগতি থাকা।

২. iBAS++ সিস্টেমে বেতনসংক্রান্ত তথ্য হালনাগাদ না থাকা।

৩. জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্টে তথ্যের পার্থক্য থাকা।

৪. বকেয়া বিলের হিসাব সঠিকভাবে প্রস্তুত না করা।

৫. প্রয়োজনীয় কাগজপত্র বা প্রশাসনিক অনুমোদন সংযুক্ত না করা।

৬. ব্যাংক হিসাবের তথ্যের সঙ্গে কর্মচারীর তথ্যের অমিল থাকা।

তাই বিল জমা দেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট অফিসের হিসাব শাখার মাধ্যমে সব তথ্য যাচাই করে নেওয়া ভালো।

সরকারি কর্মচারীদের জন্য শেষ পরামর্শ

বকেয়া বেতন-ভাতা উত্তোলনের ক্ষেত্রে অসম্পূর্ণ বিল জমা না দিয়ে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র একসঙ্গে প্রস্তুত করা উচিত। বিশেষ করে পে-ফিকেশন কপি এবং iBAS++ থেকে সংগ্রহ করা জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংযুক্ত রাখলে বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাইয়ের ক্ষেত্রে সুবিধা হতে পারে।

মনে রাখতে হবে, প্রত্যেক কর্মচারীর বকেয়া অর্থের পরিমাণ এক হবে না। পদবি, বেতন গ্রেড, আগের মূল বেতন, নতুন নির্ধারিত বেতন, প্রযোজ্য ভাতা এবং কার্যকর হওয়ার তারিখ অনুযায়ী বকেয়ার পরিমাণ ভিন্ন হতে পারে।

সুতরাং, হিসাবরক্ষণ অফিসে বকেয়া বেতন বিল জমা দেওয়ার আগে এই তিনটি কাগজ প্রস্তুত রাখুন:

১. ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন কপি।

২. iBAS++ থেকে জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট।

৩. iBAS++ থেকে জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট।

তবে বিল দাখিলের আগে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সর্বশেষ নির্দেশনা যাচাই করে নেওয়াই সবচেয়ে ভালো।

সোহাগ/