নিজস্ব প্রতিবেদক: সরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয়ের শিক্ষকদের বকেয়া বেতন হিসাব ও বিল তৈরির কাজ সহজ করতে চালু হয়েছে নতুন একটি ওয়েবভিত্তিক অটোমেশন টুল। জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬ অনুযায়ী বকেয়া বেতনের হিসাব, অতিরিক্ত নেওয়া অর্থের কর্তন এবং প্রয়োজনীয় বিলের কাগজপত্র তৈরির সুবিধা রয়েছে এতে। ফলে শিক্ষকদের বকেয়া বিল প্রস্তুতের সময় বারবার হাতে হিসাব করা এবং একই তথ্য বিভিন্ন নথিতে লেখার ঝামেলা কমতে পারে।

৩১ অক্টোবর ২০২৬ তারিখে প্রকাশিত তথ্য অনুযায়ী, ‘বকেয়া বিল অটোমেশন’ নামের এই টুলে কর্মচারীর প্রয়োজনীয় তথ্য ইনপুট দিলেই নির্দিষ্ট সময়ের প্রাপ্য বেতন ও আগে গ্রহণ করা বেতনের পার্থক্য হিসাব করা যায়। পাশাপাশি মোট বকেয়া, সম্ভাব্য কর্তন এবং নীট প্রাপ্য অর্থের বিবরণী তৈরি করা সম্ভব।

টুলটির আরেকটি সুবিধা হলো, একই তথ্য ব্যবহার করে বকেয়া হিসাবের স্মারক, বিস্তারিত বিবরণী এবং টি.আর. ফরম-১৫-এর প্রিন্টযোগ্য খসড়া তৈরি করা যায়।

তবে এটি একটি সহায়ক হিসাব তৈরির সফটওয়্যার। এর মাধ্যমে তৈরি বিল সরকারি কর্তৃপক্ষের অনুমোদন পেয়েছে বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বকেয়া অর্থ পাওয়া যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই।

বকেয়া বিল অটোমেশন টুলে যেসব সুবিধা রয়েছে

নতুন এই টুলে পুরো কাজটি চারটি ধাপে সাজানো হয়েছে। প্রথমে কর্মচারী ও অফিসের তথ্য দিতে হবে। এরপর বেতন ও বকেয়া হিসাবের সময়কাল নির্ধারণ করতে হবে। পরবর্তী ধাপে হিসাবের সারসংক্ষেপ ও বিস্তারিত বিবরণী তৈরি হবে। সবশেষে টি.আর. ফরম-১৫-এর প্রিন্টযোগ্য খসড়া পাওয়া যাবে।

এতে যেসব তথ্য যুক্ত করার সুযোগ রয়েছে:

• কর্মচারীর নাম ও পদবি

• জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬ অনুযায়ী গ্রেড

• প্রতিষ্ঠান ও অফিসের নাম

• জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর

• নতুন কাঠামোয় প্রাপ্য মাসিক মূল বেতন

• পুরোনো কাঠামোয় গ্রহণ করা মাসিক মূল বেতন

• বকেয়া হিসাবের শুরু ও শেষের সময়

• বিশেষ সুবিধা কর্তনের হার

• অতিরিক্ত গৃহীত বাড়িভাড়ার পরিমাণ

• স্ট্যাম্প ডিউটি ও বিলসংক্রান্ত অন্যান্য তথ্য

এসব তথ্য একবার ইনপুট দিলে প্রয়োজনীয় বিভিন্ন নথিতে একই তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত করার ব্যবস্থা রয়েছে।

মাসভিত্তিক বকেয়া বেতনের হিসাব করা যাবে যেভাবে

বকেয়া বিল তৈরির ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো কোন মাসে কত টাকা পাওনা রয়েছে, তা নির্ধারণ করা।

নতুন অটোমেশন টুলে শুরুর মাস ও শেষের মাস নির্বাচন করে একসঙ্গে একাধিক মাসের হিসাব তৈরি করা যায়। আবার কোনো নির্দিষ্ট মাসে বেতনের পরিমাণ আলাদা হলে সেই মাসের জন্য পৃথক অঙ্ক দেওয়ার সুযোগও রয়েছে।

প্রতিটি মাসের জন্য নতুন কাঠামোয় প্রাপ্য বেতন এবং পুরোনো কাঠামোয় গ্রহণ করা বেতনের পরিমাণের পার্থক্য হিসাব করা হয়। এরপর সব মাসের হিসাব একত্র করে মোট বকেয়া নির্ধারণ করা যায়।

এতে জুলাই থেকে সেপ্টেম্বরের মতো একাধিক মাসের বকেয়া হিসাব একসঙ্গে প্রস্তুত করার সুবিধা রয়েছে।

মোট বকেয়া থেকে কীভাবে নির্ধারণ হবে নীট প্রাপ্য টাকা?

টুলটির হিসাব পদ্ধতিতে প্রথমে মোট প্রাপ্য বেতন থেকে ইতিমধ্যে গ্রহণ করা বেতন বাদ দিয়ে মোট বকেয়া নির্ধারণ করা হয়।

এরপর প্রযোজ্য বিশেষ সুবিধা কর্তন এবং অতিরিক্ত গৃহীত বাড়িভাড়ার অর্থ বাদ দেওয়া হয়। সবশেষে পাওয়া যায় নীট প্রাপ্য বকেয়া।

হিসাবের সাধারণ নিয়ম হলো:

মোট বকেয়া = মোট প্রাপ্য বেতন − মোট গৃহীত বেতন

মোট কর্তন = বিশেষ সুবিধা কর্তন + অতিরিক্ত বাড়িভাড়া কর্তন

নীট প্রাপ্য বকেয়া = মোট বকেয়া − মোট কর্তন

তবে বিশেষ সুবিধা কর্তনের হার এবং অতিরিক্ত বাড়িভাড়ার পরিমাণ ব্যবহারকারীকে নিজে ইনপুট দিতে হবে। তাই সরকারি আদেশ ও সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর প্রকৃত বেতন-ভাতার তথ্য যাচাই না করে হিসাব চূড়ান্ত করা ঠিক হবে না।

বকেয়া বিলের বিস্তারিত বিবরণীও তৈরি হবে

শুধু মোট টাকার হিসাব নয়, কোন মাসে কত টাকা বকেয়া তৈরি হয়েছে, সেটিও বিস্তারিতভাবে দেখার ব্যবস্থা রয়েছে।

বিবরণীতে কর্মচারীর নাম, পদবি, গ্রেড, পুরোনো ও নতুন মূল বেতন এবং মাসভিত্তিক বেতনের পার্থক্য দেখানো যায়।

এ ছাড়া বছর, মাস ও দিনের হিসাব, মোট বকেয়া, বিশেষ সুবিধা কর্তন এবং অতিরিক্ত বাড়িভাড়া কর্তনের তথ্যও আলাদাভাবে প্রদর্শিত হয়।

ফলে হিসাব প্রস্তুতকারী ব্যক্তি মোট পাওনার পাশাপাশি প্রতিটি মাসের হিসাবও যাচাই করতে পারবেন। প্রয়োজনে অফিসের নিয়ম অনুযায়ী বিবরণী সংশোধন করে ব্যবহার করা যাবে।

টি.আর. ফরম-১৫ তৈরির সুবিধা

নতুন টুলটির অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা হলো টি.আর. ফরম-১৫-এর একটি প্রিন্টযোগ্য খসড়া তৈরি করা।

এতে অফিসের নাম, কর্মচারীর পরিচিতি, বিলের মাস, মূল বেতনের পরিমাণ, স্ট্যাম্প ডিউটি এবং প্রয়োজনীয় অন্যান্য তথ্য যুক্ত করা যায়।

এ ছাড়া বিল ও ভাতার খাত, অর্থনৈতিক কোড, অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, ভাউচার নম্বর এবং সংশ্লিষ্ট তারিখ দেওয়ার ব্যবস্থাও রয়েছে।

ফরমটি এ৪ পোর্ট্রেট বিন্যাসে এবং অন্যান্য হিসাবের নথি এ৪ ল্যান্ডস্কেপ বিন্যাসে প্রিন্ট করার উপযোগী করে তৈরি করা হয়েছে। ব্রাউজারের প্রিন্ট অপশন ব্যবহার করে এগুলো কাগজে ছাপানো অথবা পিডিএফ হিসেবে সংরক্ষণ করা সম্ভব।

তবে চূড়ান্তভাবে বিল জমা দেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের সর্বশেষ অনুমোদিত ফরম ও হিসাবসংক্রান্ত নির্দেশনার সঙ্গে মিলিয়ে নিতে হবে।

উদাহরণ হিসেবে যে বেতনের হিসাব দেওয়া হয়েছে

টুলটির প্রাথমিক সেটিংসে একটি নমুনা হিসাব যুক্ত রয়েছে। সেখানে নতুন কাঠামোয় মাসিক প্রাপ্য মূল বেতন ২৪ হাজার টাকা এবং পুরোনো কাঠামোয় গ্রহণ করা মূল বেতন ১৮ হাজার ৮৬০ টাকা দেখানো হয়েছে।

এ ছাড়া বিশেষ সুবিধা কর্তনের হার ১৫ শতাংশ এবং অতিরিক্ত বাড়িভাড়া কর্তন মাসে ৩৬০ টাকা উল্লেখ করা হয়েছে। হিসাবের সময়কাল হিসেবে জুলাই থেকে সেপ্টেম্বর ২০২৬ পর্যন্ত তিন মাস রাখা হয়েছে।

তবে এগুলো কেবল সফটওয়্যারের উদাহরণভিত্তিক তথ্য। সব সরকারি প্রাথমিক শিক্ষক বা কর্মচারীর জন্য এই বেতন ও কর্তনের হার প্রযোজ্য, এমন নয়। প্রকৃত হিসাব তৈরির আগে নিজের সঠিক তথ্য দিয়ে নমুনা অঙ্কগুলো পরিবর্তন করতে হবে।

হিসাব তৈরির আগে যেসব বিষয় খেয়াল রাখবেন

অটোমেশন টুল ব্যবহার করে হিসাব তৈরি করা সহজ হলেও কয়েকটি বিষয়ে সতর্ক থাকা জরুরি।

প্রথমত, নতুন ও পুরোনো মূল বেতনের অঙ্ক সঠিকভাবে দিতে হবে। দ্বিতীয়ত, বকেয়া হিসাবের সময়কাল নির্ভুলভাবে নির্বাচন করতে হবে। তৃতীয়ত, বিশেষ সুবিধা ও বাড়িভাড়া কর্তনের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট সরকারি আদেশ অনুসরণ করতে হবে।

এ ছাড়া আংশিক মাসের হিসাব, অতিরিক্ত গ্রহণ করা অর্থ এবং অন্যান্য প্রযোজ্য কর্তন ভালোভাবে যাচাই করতে হবে।

টুলটি ব্রাউজারের স্থানীয় স্টোরেজে তথ্য সংরক্ষণের সুবিধা দেয়। তবে এটি সরকারি সার্ভারে তথ্য জমা করে না। তাই গুরুত্বপূর্ণ হিসাব ও নথি আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা উচিত। জাতীয় পরিচয়পত্রসহ ব্যক্তিগত তথ্য দেওয়ার ক্ষেত্রেও তথ্যের নিরাপত্তা বিবেচনায় রাখতে হবে।

এই টুলে বিল তৈরি করলেই কি টাকা পাওয়া যাবে?

এটি অনেকের জন্য গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। বকেয়া বিল অটোমেশন টুলে হিসাব তৈরি করা মানেই সরকারি বিল অনুমোদন বা টাকা পরিশোধ সম্পন্ন হওয়া নয়।

এটি মূলত হিসাব প্রস্তুত, বিবরণী তৈরি এবং টি.আর. ফরম-১৫-এর খসড়া তৈরির একটি সহায়ক ব্যবস্থা। সরকারি কর্তৃপক্ষের যাচাই, প্রয়োজনীয় অনুমোদন এবং প্রচলিত হিসাবরক্ষণ প্রক্রিয়া আলাদাভাবে সম্পন্ন করতে হবে।

অর্থাৎ সফটওয়্যার থেকে তৈরি হিসাব সংশ্লিষ্ট অফিসের নথি, অনুমোদিত বেতন নির্ধারণ এবং সরকারি আর্থিক বিধির সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়ার পরই দাপ্তরিক কাজে ব্যবহার করা উচিত।

সব মিলিয়ে নতুন বকেয়া বিল অটোমেশন টুলটি সরকারি প্রাথমিক শিক্ষকদের বকেয়া বেতন হিসাব ও বিলের কাগজপত্র প্রস্তুতের কাজ সহজ করতে পারে। বিশেষ করে মাসভিত্তিক হিসাব, কর্তন নির্ধারণ, বিস্তারিত বিবরণী এবং টি.আর. ফরম-১৫ একই জায়গায় তৈরির সুবিধা থাকায় সময় ও শ্রম সাশ্রয়ের সুযোগ রয়েছে। তবে চূড়ান্ত হিসাবের ক্ষেত্রে সরকারি নিয়ম ও সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের অনুমোদনই গুরুত্বপূর্ণ।

বকেয়া_বিল_অটোমেশন

সোহাগ/