সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের মাসিক বেতন বিল প্রস্তুতের কাজ সহজ করতে তৈরি করা হয়েছে নতুন একটি ডিজিটাল বেতন বিল অটোমেশন ক্যালকুলেটর। টি.আর. ফরম নং ১৫-এর কাঠামো অনুসরণ করে তৈরি HTML-ভিত্তিক এই টুলে কর্মচারীদের বেতন, বিভিন্ন ভাতা ও কর্তনের তথ্য ইনপুট দিলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব তৈরি করা যায়। পাশাপাশি অফিসের সব কর্মচারীর সম্মিলিত বেতন বিল, আলাদা কর্মচারীর বিল এবং প্রিন্টের উপযোগী ফরম প্রস্তুতের সুবিধাও রয়েছে।

সরকারি দপ্তরগুলোতে প্রতি মাসে বেতন বিল তৈরি করতে গিয়ে মূল বেতন, বাড়িভাড়া, চিকিৎসা ভাতা, ভবিষ্য তহবিলসহ বিভিন্ন খাতের হিসাব করতে হয়। একাধিক কর্মচারীর তথ্য নিয়ে এই কাজ সম্পন্ন করতে বেশ সময় লাগে। নতুন ডিজিটাল টুলটির মাধ্যমে এসব হিসাব একটি প্ল্যাটফর্মে সম্পন্ন করার সুযোগ রাখা হয়েছে।

টি.আর. ফরম নং ১৫ অনুযায়ী তৈরি হবে বেতন বিল

নতুন এই ক্যালকুলেটরের অন্যতম বৈশিষ্ট্য হলো প্রচলিত টি.আর. ফরম নং ১৫-এর কাঠামো অনুসরণ করে বেতন বিল প্রস্তুত করা। এতে বিলের প্রথম, দ্বিতীয় ও তৃতীয় পৃষ্ঠার প্রিভিউ দেখার ব্যবস্থা রয়েছে।

বিল তৈরির শুরুতে অফিসের নাম, বিলের মাস ও বছর, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, টোকেনের তারিখ, ভাউচার নম্বর এবং ভাউচারের তারিখসহ প্রয়োজনীয় তথ্য দিতে হবে।

এ ছাড়া আয়ন কর্মকর্তার নাম, পদবি, স্থান ও তারিখের তথ্যও যুক্ত করা যাবে। ফলে বেতন বিলের প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক তথ্য একই জায়গায় সাজিয়ে রাখা সম্ভব।

মূল বেতন ও বিভিন্ন ভাতার হিসাব হবে অটোমেটিক

কর্মচারীদের বেতন-ভাতার তথ্য যুক্ত করার জন্য টুলটিতে একাধিক খাত রাখা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে:

• মূল বেতন ও ব্যক্তিগত বেতন

• শিক্ষা ভাতা

• পাহাড়ি ভাতা

• বাড়িভাড়া ভাতা

• চিকিৎসা ভাতা

• যাতায়াত ভাতা

• টিফিন ভাতা

• ঝুঁকি ভাতা

• পোশাক ভাতা

• ধোলাই ভাতা

কোনো কর্মচারীর জন্য প্রযোজ্য খাতগুলোতে টাকার পরিমাণ ইনপুট দিলে সফটওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মোট বেতন ও ভাতার হিসাব তৈরি করবে।

ফলে প্রতিটি খাতের অর্থ আলাদাভাবে যোগ করে মোট বেতন নির্ধারণ করার প্রয়োজন কমবে।

জিপিএফসহ বিভিন্ন কর্তনের হিসাবও হবে স্বয়ংক্রিয়

বেতন বিল তৈরির ক্ষেত্রে শুধু বেতন ও ভাতা হিসাব করলেই হয় না। কর্মচারীর কাছ থেকে বিভিন্ন খাতে যে অর্থ কর্তন করা হয়, সেগুলোর হিসাবও রাখতে হয়।

এই ডিজিটাল টুলে কর্তনের জন্য যেসব খাত রাখা হয়েছে, সেগুলোর মধ্যে রয়েছে:

১. সাধারণ ভবিষ্য তহবিল বা জিপিএফ।

২. জিপিএফ অগ্রিম ও সুদ আদায়।

৩. কর্মচারী কল্যাণ তহবিল।

৪. যৌথবিমা।

৫. সরকারি আবাসিক বাড়িভাড়া।

৬. গ্যাস বিল, পানি ও পয়ঃনিষ্কাশন চার্জ।

৭. গৃহনির্মাণ ঋণ।

৮. মোটরসাইকেল ঋণ।

৯. কম্পিউটার ঋণ।

১০. সরকারি কর্মচারীদের দেওয়া অন্যান্য ঋণ ও সুদ।

ব্যবহারকারী সংশ্লিষ্ট খাতের কর্তনের পরিমাণ ইনপুট দিলে সফটওয়্যারটি মোট কর্তনের হিসাব তৈরি করবে। এরপর মোট বেতন-ভাতা থেকে মোট কর্তন বাদ দিয়ে প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ করবে।

হিসাবের সাধারণ সূত্র:

প্রদেয় বেতন বিল = মোট বেতন ও ভাতা - মোট কর্তন।

একসঙ্গে সব কর্মচারীর বেতন বিলের সারসংক্ষেপ

এই ক্যালকুলেটরের মাধ্যমে শুধু একজন কর্মচারীর নয়, অফিসের সব কর্মচারীর সম্মিলিত বেতন বিলও প্রস্তুত করা যাবে।

সারসংক্ষেপে কর্মচারীর মোট সংখ্যা, সর্বমোট বেতন-ভাতা, মোট কর্তন এবং সব কর্মচারীর জন্য প্রদেয় অর্থ আলাদাভাবে দেখা যাবে।

এর ফলে অফিসের মাসিক বেতন বিলের মোট আর্থিক পরিমাণ সম্পর্কে সহজেই ধারণা পাওয়া সম্ভব হবে। হিসাবের কোনো খাতে ভুল থাকলে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর তথ্য সংশোধন করেও নতুন করে হিসাব তৈরি করা যাবে।

একজন কর্মচারীর জন্যও আলাদা বেতন বিল তৈরি করা যাবে

অনেক সময় কোনো নির্দিষ্ট কর্মচারীর বেতন বিল আলাদাভাবে প্রস্তুত করার প্রয়োজন হয়। নতুন টুলটিতে সেই সুবিধাও রাখা হয়েছে।

কর্মচারীদের তালিকা থেকে নির্দিষ্ট একজনকে নির্বাচন করলে তাঁর তথ্য অনুযায়ী পৃথক বেতন বিলের প্রিভিউ তৈরি হবে। এ ছাড়া নতুন কর্মচারী যুক্ত করা, আগের তথ্য সংশোধন, তালিকার ক্রম পরিবর্তন এবং একই কর্মচারীর তথ্য কপি করার সুবিধাও রয়েছে।

ফলে একাধিক কর্মচারীর তথ্য ব্যবস্থাপনার কাজ তুলনামূলক সহজ হতে পারে।

তিন পৃষ্ঠার প্রিভিউ থেকে PDF তৈরি

বেতন বিলের তথ্য ইনপুট দেওয়ার পর সরাসরি প্রিভিউ অপশনে গিয়ে পুরো ফরম দেখা যাবে। এতে প্রথম, দ্বিতীয় ও তৃতীয় পৃষ্ঠার বিন্যাস যাচাই করার সুযোগ রয়েছে।

প্রিন্টের জন্য প্রথম ও দ্বিতীয় পৃষ্ঠা A4 আকারে এবং তৃতীয় পৃষ্ঠা Legal অথবা A4 কাগজে আড়াআড়িভাবে প্রস্তুত করার ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।

প্রয়োজন অনুযায়ী ব্রাউজারের প্রিন্ট অপশন ব্যবহার করে PDF তৈরি ও কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা যাবে। পরবর্তী সময়ে সংরক্ষিত PDF থেকে প্রিন্ট নেওয়াও সম্ভব।

সরকারি অফিসের বেতন বিল তৈরিতে কী সুবিধা হবে?

প্রচলিত পদ্ধতিতে প্রতি মাসে একই কর্মচারীর নাম, পদবি, এনআইডি, জিপিএফ নম্বর এবং নিয়মিত বেতন-ভাতার তথ্য বারবার লিখতে হয়। ডিজিটাল টুলের মাধ্যমে এসব তথ্য সংরক্ষণ ও পুনরায় ব্যবহারের সুযোগ থাকলে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ কমানো সম্ভব।

বিশেষ করে একাধিক কর্মচারীর বেতন বিল তৈরির সময় মোট বেতন, ভাতা ও কর্তনের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাওয়া গেলে সময় সাশ্রয় হতে পারে। একই সঙ্গে মাসিক বিলের সারসংক্ষেপ তৈরি এবং প্রিন্টের উপযোগী ফরম প্রস্তুত করাও সহজ হবে।

ব্যবহারের আগে যে বিষয়টি জানা জরুরি

এটি একটি HTML-ভিত্তিক বেতন বিল প্রস্তুতকারী সহায়ক টুল। সরবরাহ করা তথ্য অনুযায়ী, এটি সরকারি কোনো দপ্তরের অনুমোদিত সফটওয়্যার কিংবা iBAS++-এর সঙ্গে সংযুক্ত ব্যবস্থা নয়।

অর্থাৎ, এই টুলে হিসাব তৈরি করলেই সরকারি কোষাগারে বিল দাখিল হবে না কিংবা কর্মচারীর ব্যাংক হিসাবে বেতন পাঠানো হবে না।

এ ছাড়া স্বয়ংক্রিয় হিসাব সম্পূর্ণভাবে ব্যবহারকারীর দেওয়া তথ্যের ওপর নির্ভরশীল। মূল বেতন, ভাতা, জিপিএফ বা অন্যান্য কর্তনের তথ্য ভুল হলে চূড়ান্ত হিসাবও ভুল হতে পারে।

তাই বেতন বিল দাখিলের আগে সংশ্লিষ্ট সরকারি বিধিবিধান, অনুমোদিত বেতন কাঠামো এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা অনুযায়ী প্রতিটি তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন।

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের মাসিক বেতন বিল প্রস্তুতের কাজ সহজ করতে এ ধরনের ডিজিটাল ক্যালকুলেটর কার্যকর সহায়ক হতে পারে। মূল বেতন, বিভিন্ন ভাতা, জিপিএফসহ অন্যান্য কর্তনের হিসাব, কর্মচারীভিত্তিক বিল এবং অফিসের সম্মিলিত বেতন বিবরণী একই জায়গায় তৈরি করার সুযোগ থাকায় প্রশাসনিক কাজে সুবিধা পাওয়া সম্ভব।

তবে এটি কেবল হিসাব ও ফরম প্রস্তুতের সহায়ক মাধ্যম। সরকারি বেতন বিলের চূড়ান্ত যাচাই, অনুমোদন ও অর্থ পরিশোধের ক্ষেত্রে প্রচলিত সরকারি নিয়ম এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনাই অনুসরণ করতে হবে।

Staff-Salary-Automation-Calculator

সোহাগ/