নিজস্ব প্রতিবেদক: সরকারি কর্মচারীদের পে-ফিক্সেশন বা বেতন নির্ধারণের তথ্য জমা দিতে গিয়ে ভুল হলে কীভাবে তা সংশোধন করতে হবে, তা নিয়ে অনেকের প্রশ্ন রয়েছে। বিশেষ করে iBAS++-এ জিওবি স্টাফের (GoB Staff) পে-ফিক্সেশন এবং এসডিওর (SDO) পে-ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে সংশোধনের প্রক্রিয়া এক কি না, তা জানা জরুরি।

পে-ফিক্সেশনে মূল বেতন, ইনক্রিমেন্টের তারিখ, যোগদানের তথ্য কিংবা পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের বিবরণে ভুল থাকলে সংশোধনের আগে ফিক্সেশনটি বর্তমানে কোন পর্যায়ে রয়েছে, তা নিশ্চিত করতে হবে। কারণ ডিডিওর কাছে জমা থাকা বিবরণী এবং হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো বিবরণীর ক্ষেত্রে করণীয় ভিন্ন হতে পারে।

তবে সংশোধনের নির্দিষ্ট পদ্ধতি নির্ভর করে ব্যবহারকারীর অনুমতি, ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা এবং iBAS++-এ সক্রিয় অপশনের ওপর। তাই কোনো অপশন না থাকলে অনুমান করে তথ্য পরিবর্তন না করে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা নেওয়া উচিত।

জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে যেভাবে সংশোধন করবেন

জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশন বিবরণীতে ভুল ধরা পড়লে প্রথমে দেখতে হবে সেটি ডিডিওর কাছে আছে, নাকি ইতিমধ্যে হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়েছে। বিবরণী ডিডিওর পর্যায়ে থাকলে এবং সিস্টেমে ফেরত পাঠানোর অপশন সক্রিয় থাকলে প্রযোজ্য কার্যপ্রবাহ অনুসরণ করা যেতে পারে।

১. Running Fixation থেকে বিবরণী খুঁজুন

ডিডিও বা অনুমোদিত ব্যবহারকারী iBAS++-এ লগইন করে সংশ্লিষ্ট Running Fixation তালিকা থেকে কর্মচারীর পে-ফিক্সেশন বিবরণী খুঁজে দেখবেন। এরপর কর্মচারীর নাম, পদবি, গ্রেড, মূল বেতন, ইনক্রিমেন্টের তারিখ ও অন্যান্য তথ্য যাচাই করে ভুল শনাক্ত করতে হবে।

২. ভুলের কারণ উল্লেখ করে ফেরত পাঠান

সিস্টেমে ‘ফেরত’ বা সমজাতীয় অপশন থাকলে ভুলের কারণ স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে। যেমন—মূল বেতনে অসংগতি, ইনক্রিমেন্টের তারিখে ভুল, যোগদানের তথ্যের গরমিল কিংবা আগের বেতন নির্ধারণের বিবরণে সমস্যা।

তবে সংশ্লিষ্ট মেনুতে ফেরত পাঠানোর অপশন না থাকলে জোর করে অন্য কোনো পদ্ধতি প্রয়োগ করা উচিত নয়।

৩. অনুমোদিত এডিট অপশনে তথ্য সংশোধন করুন

ফিক্সেশন ফেরত আসার পর সম্পাদনার সুযোগ থাকলে অনুমোদিত ব্যবহারকারী প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন করবেন। সংশোধনের সময় সার্ভিস বুক, বেতন নির্ধারণের আদেশ এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক নথির সঙ্গে তথ্য মিলিয়ে নিতে হবে।

৪. সংশোধিত বিবরণী পুনরায় জমা দিন

সংশোধনের পর তথ্য সংরক্ষণ করে নির্ধারিত প্রক্রিয়ায় পুনরায় সাবমিট করতে হবে। জমা দেওয়ার আগে সব তথ্য ঠিক আছে কি না, তা আবার যাচাই করা জরুরি।

৫. যাচাই শেষে সংশ্লিষ্ট অফিসে ফরোয়ার্ড করুন

ডিডিওর দায়িত্বের মধ্যে থাকলে সংশোধিত বিবরণী যাচাই করে প্রযোজ্য সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা নম্বর ও প্রয়োজনীয় তথ্য উল্লেখ করতে হবে। এরপর iBAS++-এ অনুমোদিত অপশন ব্যবহার করে হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠাতে হবে।

মনে রাখবেন: এই ধাপগুলো সম্ভাব্য কার্যপ্রবাহের বর্ণনা। ব্যবহারকারীর ভূমিকা ও সিস্টেমের বর্তমান অবস্থার কারণে মেনু বা প্রক্রিয়ায় পার্থক্য থাকতে পারে।

এসডিওর পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে কী করবেন?

এসডিও (Self Drawing Officer) এবং জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশনের কার্যপ্রবাহ এক নাও হতে পারে। তাই জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত পদ্ধতি এসডিওর ক্ষেত্রেও একইভাবে কার্যকর হবে, এমনটি ধরে নেওয়া ঠিক নয়।

এসডিওর পে-ফিক্সেশন ইতিমধ্যে হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়ে থাকলে ভুলের ধরন জানিয়ে সংশ্লিষ্ট অফিসের সহায়তা নিতে হবে। কোন কর্মকর্তা ফিক্সেশন ফেরত দিতে পারবেন বা সংশোধনের অনুমতি দিতে পারবেন, তা নির্ভর করতে পারে তাঁর দায়িত্ব, সিস্টেমে দেওয়া অনুমতি এবং ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থার ওপর।

এ ক্ষেত্রে করণীয় হতে পারে—

- এসডিও: ভুলের ধরন শনাক্ত করে সংশ্লিষ্ট নথিসহ হিসাবরক্ষণ অফিসে যোগাযোগ করবেন।

- ডিডিও: প্রযোজ্য কার্যপ্রবাহ অনুযায়ী নিজের দায়িত্বের মধ্যে থাকা কাজ সম্পন্ন করবেন। অনুমোদিত অপশন না থাকলে বিকল্প পদ্ধতি সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট অফিসের নির্দেশনা নেবেন।

- সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা: ফিক্সেশনের অবস্থা ও ব্যবহারকারীর অনুমতি যাচাই করে নিয়ম অনুযায়ী পরবর্তী পদক্ষেপ জানাবেন।

- এসডিও বা অনুমোদিত ব্যবহারকারী: নির্দেশনা পাওয়ার পর প্রয়োজনীয় সংশোধন করে নির্ধারিত পদ্ধতিতে পুনরায় দাখিল করবেন।

অডিটর, সুপার বা হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তার মধ্যে কে সরাসরি ‘Send Back’ করতে পারবেন, তা সব ক্ষেত্রে এক নয়। এ বিষয়ে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের কাছ থেকে নিশ্চিত হওয়া প্রয়োজন।

ডিডিওর আইডিতে ‘ফেরত’ অপশন না থাকলে করণীয়

iBAS++-এ পে-ফিক্সেশন ফেরত দেওয়ার অপশন না পেলে প্রথমেই আতঙ্কিত না হয়ে কয়েকটি বিষয় যাচাই করুন।

১. সঠিক মেনুতে প্রবেশ করেছেন কি না: Running Fixation, GoB Staff Fixation Forward এবং সংশ্লিষ্ট সম্পাদনা বা ফরোয়ার্ড করার মেনু আলাদা হতে পারে।

২. ফিক্সেশন কোন পর্যায়ে রয়েছে: বিবরণী ডিডিওর কাছে অপেক্ষমাণ, হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়েছে, নাকি পরবর্তী যাচাই পর্যায়ে রয়েছে—তা নিশ্চিত করুন।

৩. ব্যবহারকারীর অনুমতি আছে কি না: সংশ্লিষ্ট আইডিতে প্রয়োজনীয় অনুমতি না থাকলে কোনো অপশন দেখা নাও যেতে পারে।

৪. সংশ্লিষ্ট অফিসের সহায়তা নিন: অপশন না থাকলে অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার বা হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করুন।

অনুমতি ছাড়া অন্যের আইডি ব্যবহার করে তথ্য পরিবর্তন করা কিংবা ভুল তথ্যসহ পুনরায় ফিক্সেশন জমা দেওয়া থেকে বিরত থাকুন।

২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেলের তথ্য কেন যাচাই করবেন?

পে-ফিক্সেশনে ভুল সংশোধনের সময় কর্মচারীর পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের ইতিহাসও গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। বিশেষ করে যাঁদের চাকরির ইতিহাস ২০১৫ সালের আগের সময় পর্যন্ত বিস্তৃত, তাঁদের ক্ষেত্রে পুরোনো বেতন স্কেল, ২০১৫ সালের বেতন পুনর্নির্ধারণ এবং পরবর্তী ইনক্রিমেন্টের তথ্য মিলিয়ে দেখা প্রয়োজন হতে পারে।

প্রযোজ্য ক্ষেত্রে নিচের নথিগুলো যাচাই করুন—

- ২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেল ও মূল বেতনের তথ্য।

- ১ জুলাই ২০১৫ তারিখে প্রযোজ্য বেতন পুনর্নির্ধারণের বিবরণী।

- আগের বেতন নির্ধারণের আদেশ ও ভেরিফিকেশন নম্বর, যদি থাকে।

- বার্ষিক ইনক্রিমেন্টের তারিখ ও মূল বেতনের ধারাবাহিকতা।

- পদোন্নতি, টাইমস্কেল বা উচ্চতর গ্রেডের আদেশ, যেখানে প্রযোজ্য।

- সার্ভিস বুকের সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি ও অনুমোদিত দাপ্তরিক আদেশ।

সব কর্মচারীর ক্ষেত্রে একই তথ্য বা একই ঘর বাধ্যতামূলক—এমনটি ধরে নেওয়া যাবে না। কোন তথ্য দিতে হবে, তা সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর চাকরির ইতিহাস এবং কার্যকর ফরমের নির্দেশনা অনুযায়ী যাচাই করতে হবে।

শুধু বর্তমান মূল বেতন বসিয়ে দিলেই সব ক্ষেত্রে পে-ফিক্সেশন সঠিক হবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। পুরোনো বেতন নির্ধারণের তথ্য ও পরবর্তী বেতন বৃদ্ধির ধারাবাহিকতাও প্রাসঙ্গিক হতে পারে।

পে-ফিক্সেশন সংশোধনের আগে যে ৮টি বিষয় যাচাই করবেন

১. কর্মচারীর নাম, এনআইডি ও ব্যক্তিগত তথ্য।

২. বর্তমান পদবি, গ্রেড ও কর্মস্থল।

৩. প্রযোজ্য তারিখ অনুযায়ী মূল বেতন।

৪. ইনক্রিমেন্টের তারিখ ও বেতনের ধারাবাহিকতা।

৫. ২০১৫ সালের বেতন পুনর্নির্ধারণের তথ্য, যেখানে প্রযোজ্য।

৬. পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড ও টাইমস্কেলের আদেশ, যেখানে প্রযোজ্য।

৭. সার্ভিস বুকের প্রাসঙ্গিক এন্ট্রি ও পৃষ্ঠা নম্বর।

৮. ভুলের কারণ, সংশোধিত বিবরণী এবং প্রয়োজনীয় অনুমোদন।

এই যাচাইয়ের উদ্দেশ্য শুধু অনলাইনে তথ্য পূরণ করা নয়; বরং সরকারি নথির সঙ্গে পে-ফিক্সেশনের তথ্যের সামঞ্জস্য নিশ্চিত করা।

সোহাগ/