নিজস্ব প্রতিবেদক: iBAS++ সিস্টেমে সরকারি কর্মচারীর পে-ফিকেশন বা বেতন নির্ধারণী বিবরণীতে ভুল ধরা পড়লে সংশোধনের জন্য নির্ধারিত প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হয়। তবে GOB স্টাফ এবং SDO (Self Drawing Officer)-এর ক্ষেত্রে সংশোধনের কার্যপদ্ধতি এক নয় বলে প্রকাশিত নির্দেশনামূলক তথ্যে উল্লেখ রয়েছে। GOB স্টাফের ক্ষেত্রে DDO-এর মাধ্যমে বিবরণী ফেরত নিয়ে সংশোধনের সুযোগ থাকতে পারে। অন্যদিকে, SDO-এর পে-ফিকশনে ভুল হলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করে পরবর্তী পদক্ষেপ নিশ্চিত করা জরুরি।

GOB স্টাফের পে-ফিকশনে ভুল হলে যেভাবে সংশোধন করবেন

GOB স্টাফের পে-ফিকেশন বিবরণী DDO-এর কাছে দাখিল করার পর ভুল ধরা পড়লে প্রথমে সংশ্লিষ্ট বিবরণী ফেরত নেওয়ার প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হবে। এরপর সংশোধনের সুযোগ পাওয়া গেলে প্রয়োজনীয় তথ্য হালনাগাদ করে পুনরায় দাখিল করতে হবে।

১. iBAS++-এ সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন খুঁজুন

DDO iBAS++ সিস্টেমে লগইন করে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর NID নম্বর দিয়ে Running Fixation থেকে পে-ফিকেশন বিবরণী খুঁজে বের করবেন। এরপর কর্মচারীর বিস্তারিত তথ্য ও ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা যাচাই করতে হবে।

২. ভুলের কারণ উল্লেখ করে বিবরণী ফেরত দিন

বিবরণীতে ‘ফেরত’ ও ‘ফরোয়ার্ড’ অপশন দেখা গেলে ভুলের ধরন স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে নির্ধারিত পদ্ধতিতে ফেরত পাঠাতে হবে।

যেমন, ভুলটি যদি মূল বেতন, বার্ষিক ইনক্রিমেন্ট, চাকরিতে যোগদানের তারিখ কিংবা সার্ভিস বুকের তথ্যসংক্রান্ত হয়, তাহলে সংশোধনের কারণ যথাসম্ভব নির্দিষ্টভাবে লিখতে হবে।

৩. প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন করুন

বিবরণী ফেরত আসার পর এডিট করার সুযোগ পাওয়া গেলে DDO অথবা অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন করতে পারবেন।

এ সময় সার্ভিস বুক, আগের বেতন নির্ধারণী বিবরণী এবং প্রযোজ্য চাকরিসংক্রান্ত নথির সঙ্গে তথ্য মিলিয়ে দেখা জরুরি। অনুমান করে কোনো তথ্য পরিবর্তন করা উচিত নয়।

৪. সংশোধিত বিবরণী পুনরায় সাবমিট করুন

সব ভুল সংশোধনের পর বিবরণী পুনরায় সাবমিট করতে হবে। সাবমিট করার আগে কর্মচারীর পরিচয়, পদবি, গ্রেড, মূল বেতন, ইনক্রিমেন্ট এবং চাকরির রেকর্ড আবার যাচাই করা প্রয়োজন।

৫. সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা উল্লেখ করে ফরোয়ার্ড করুন

সংশোধিত বিবরণী যাচাই করার পর সার্ভিস বুকের প্রাসঙ্গিক পৃষ্ঠা নম্বর উল্লেখ করে নির্ধারিত প্রক্রিয়ায় হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠাতে হবে। পরবর্তী ধাপে বিবরণী সঠিকভাবে পৌঁছেছে কি না, সেটিও নিশ্চিত করা উচিত।

মনে রাখবেন: iBAS++-এ দৃশ্যমান অপশন, ব্যবহারকারীর অনুমোদিত ক্ষমতা এবং সংশ্লিষ্ট দপ্তরের নির্দেশনা অনুযায়ী পদক্ষেপ নিতে হবে। সব ক্ষেত্রে একই অপশন বা সংশোধনের সুযোগ পাওয়া যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই।

SDO-এর পে-ফিকশনে ভুল হলে করণীয়

SDO বা Self Drawing Officer-এর পে-ফিকেশন সংশোধনের প্রক্রিয়া GOB স্টাফের মতো নাও হতে পারে। প্রদত্ত নির্দেশনামূলক তথ্যে এ ধরনের সংশোধনের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের ভূমিকার কথা উল্লেখ করা হয়েছে।

SDO-এর ফিক্সেশনে ভুল ধরা পড়লে করণীয় হলো:

• ভুলের ধরন ও সংশ্লিষ্ট পে-ফিকেশনের তথ্য শনাক্ত করা।

• সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করা।

• প্রয়োজনীয় নথি ও সংশোধনের কারণ স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করা।

• হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা অনুযায়ী বিবরণী ফেরত নেওয়া বা সংশোধনের ব্যবস্থা করা।

• সংশোধনের পর তথ্য যাচাই করে পরবর্তী ধাপ সম্পন্ন হয়েছে কি না নিশ্চিত হওয়া।

SDO-এর ক্ষেত্রে কোন কর্মকর্তা সরাসরি সংশোধন বা ফেরত পাঠাতে পারবেন, তা সংশ্লিষ্ট সিস্টেমের কার্যপ্রবাহ ও প্রযোজ্য নির্দেশনা অনুযায়ী নিশ্চিত করা উচিত।

পে-ফিকশনে কোন কোন তথ্য যাচাই করবেন?

পে-ফিকশনের ভুল সংশোধনের সময় নিচের তথ্যগুলো বিশেষভাবে যাচাই করা প্রয়োজন:

১. কর্মচারীর নাম ও NID নম্বর।

২. পদবি, বেতন গ্রেড ও চাকরিতে যোগদানের তারিখ।

৩. বর্তমান ও পূর্ববর্তী মূল বেতনের তথ্য।

৪. বার্ষিক ইনক্রিমেন্টের হিসাব।

৫. পদোন্নতি, টাইমস্কেল বা উচ্চতর গ্রেডের তথ্য, যদি প্রযোজ্য হয়।

৬. সার্ভিস বুকের প্রাসঙ্গিক পৃষ্ঠা ও সংশ্লিষ্ট চাকরির নথি।

৭. সংশোধিত বিবরণী পুনরায় সাবমিট হয়েছে কি না।

৮. বিবরণী যথাযথভাবে পরবর্তী অনুমোদন বা যাচাইয়ের ধাপে পাঠানো হয়েছে কি না।

সব তথ্য প্রতিটি কর্মচারীর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নাও হতে পারে। চাকরির ইতিহাস ও ফিক্সেশনের ধরন অনুযায়ী প্রয়োজনীয় নথি যাচাই করতে হবে।

ভুল সংশোধনের আগে যে সতর্কতা জরুরি

পে-ফিকশনে ভুল সংশোধনের সময় মূল নথির সঙ্গে তথ্য মিলিয়ে নেওয়া সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। ভুল তথ্য সংশোধন করতে গিয়ে নতুন ভুল হলে বেতন নির্ধারণ ও পরবর্তী যাচাইয়ে জটিলতা তৈরি হতে পারে।

তাই GOB স্টাফের ক্ষেত্রে DDO-এর মাধ্যমে ফেরত, সংশোধন ও পুনরায় দাখিলের সুযোগ আছে কি না যাচাই করুন। SDO-এর ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা অনুসরণ করুন।

পে-ফিকশনে ভুল ধরা পড়লে প্রথমে ভুলের ধরন শনাক্ত করুন, প্রয়োজনীয় নথি যাচাই করুন এবং নিজের শ্রেণি অনুযায়ী সংশোধনের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন। iBAS++-এর বর্তমান নির্দেশনা বা সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নিশ্চিত তথ্য ছাড়া কোনো ধাপকে সবার জন্য বাধ্যতামূলক ধরে নেওয়া উচিত নয়।

সোহাগ/